У механических банковских сейфовых ячеек появилась компактная альтернатива - SafeStore Auto (версии Mini, Midi и Maxi).Эта компактная...

Читать далее

Выбор оборудования по цене

Если Вы не делаете копии часто, то вполне можете ограничиться покупкой аналогового копировального аппарата. При эксплуатации...

Читать далее
Главная / Офисное оборудование / Автоматизация как лучшее средство упрощения современной офисной жизни

Автоматизация как лучшее средство упрощения современной офисной жизни

Основой автоматизации работы любого современного офиса является общее информационное пространство. Это означает наличие универсальной базы данных, в которой содержится вся актуальная и архивная, накопленная за время работы системы информация о деятельности предприятия. Это могут быть данные о сотрудниках, партнерах, клиентах, а также о продукции и филиалах компании.

Офисные средства автоматизации

Для организации базы данных предприятия существуют различные программные средства. Многие фирмы используют собственные внутренние системы, индивидуальные для каждой компании, однако многие средства, применяемые для автоматизации работы офисов, доступны для пользователей в ряде возможностей, доступных через Google-эккаунты.

К примеру, с помощью системы электронного документооборота (доступна в рамках использования почты gmail) возможно использование электронных документов для совершения сделок, заключения договоров или иных действий, а также можно сделать автоматическими процессы, для которых прежде использовался бумажный документооборот. Словом, такие системы являются прямой дорогой к полному переходу на безбумажные технологии. Это довольно удобно, так как значительно экономит время сотрудников, а также рабочее пространство в офисе. Отпадает необходимость складировать кипы бумажных документов. Все необходимые бумаги в электронном виде перемещаются между работниками фирмы в соответствии со сценариями бизнес-процессов. При таком подходе значительно упрощается и регистрация, обработка и контроль выполнения заданий.

Еще одним примером является система учета кадров. С ее помощью производится расчет оплаты труда, а также учет работников. Система учета кадров применяется при оформлении приказов о приеме на службу и продвижении по карьерной лестнице, с ее использованием производится ввод и расчет больничных листов, а также расчет и оформление различного вида пропусков. Она же используется для получения отпускных записок, ввода как одноразовых, так и долгосрочных доплат, оформления приказов, касающихся выплаты премии указанным сотрудникам или избранной группе лиц. С системой учета кадров можно рассчитать доплаты любого рода, вести штатное расписание организации, а также получать стандартные отчеты и формы, предназначенные для предоставления в налоговую инспекцию и другие инстанции. Кроме того, возможно учитывать долги по зарплате за прошлые периоды и оформлять увольнения, учитывая компенсацию отпуска и выходного пособия. Словом, такая система совершенно незаменима на любом предприятии, располагающем штатом сотрудников.

Разумеется, активно применяются системы для автоматизации офисной работы и в бухгалтерии. С их помощью осуществляется автоматизация ведения всех важных разделов бухгалтерского учета. Таким образом, значительно упрощается ведение операций по банку и кассе, автоматизируются и разделы основных средств и нематериальных активов. Упрощается задача учета материалов, товаров и услуг, а также учета продукции, валютных операций. Система включает в себя и автоматизацию расчетов с поставщиками и покупателями, а также подотчетными лицами, учета расчетов, касающихся зарплаты сотрудникам, начисления НДФЛ и ЕСН, связанные с бюджетом расчеты. Так что в бухгалтерии автоматизация рабочего процесса является в буквальном смысле решающим фактором, кардинально изменившим подход к работе.

Как видите, современный офис уже трудно представить себе без систем, позволяющих автоматизировать работу, и средства автоматизации лишь продолжают развиваться и совершенствоваться.